Akademikoordinator till Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademin, IVA

Vi erbjuder

Vi erbjuder en omväxlande tjänst med stor bredd i en verksamhet som bidrar till svenska framgångar och innovationskraft i ett globalt perspektiv. IVAs mission är att främja tekniska och ekonomiska vetenskaper, och näringslivets utveckling till nytta för samhället.

På IVA tar du del av den senaste utvecklingen samtidigt som du breddar din kompetens och ditt nätverk. Kärnvärdena kvalitet, integritet och mod är grunden för organisationskulturen. Den präglas av många spännande kontakter och samarbeten, ett inkluderande ledarskap, förtroende och ett brett samspel kollegor emellan.

Ansvar och arbetsuppgifter

Vi söker dig som vill ha ett omväxlande jobb med inslag av både administration, koordinering och verksamhetsutveckling. I rollen som akademikoordinator kommer du att ansvara för koordinering och administration av akademisammankomsterna som är IVAs högsta beslutande instans. Du har motsvarande ansvar för mötena i IVAs akademikollegium, där ordförandena från IVAs olika organ sammanträder. Arbetsuppgifterna innefattar bland annat förberedelse- och efterarbete avseende samt annan dokumentation.

I rollen kommer du att arbeta nära IVAs ledande funktioner och organ med möjlighet att aktivt medverka och bidra i analysarbete samt färdigställande av presentationsmaterial. Du har delansvar för utveckling och koordinering av akademiens arbetssätt som innefattar processledning och dokumentation. Du kommer att ha administrativt ansvar för mötesserien där berörda personer på IVAs kansli samlas kring frågor om utveckling och uppföljning av akademiens arbetssätt. I rollen ingår även ansvar för att följa upp att berörd personal arbetar på likartat sätt bland annat med digitala verktyg och fastställda rutiner.

Rollen innefattar även andra löpande administrativa uppgifter och dokumentation i bland annat CRM och andra dokument- och datahanteringssystem, arkivering, registrering samt att bistå kollegor med planering, samordning och uppföljning av löpande arbete. Arbetet präglas av både skriftlig och muntlig kommunikation med flertalet intressenter och aktörer. I rollen ingår också att vara så kallad avdelningssekreterare med administrativt huvudansvar för en eller två av IVAs avdelningar.

I den mindre organisation som IVA är kommer du att ställas inför både finansiella och strategiska frågeställningar, och lära dig mycket om kansliets och akademiens verksamhetsstyrning. Rollen rapporterar till vice vd tillika akademisekreterare på IVA.

Kvalifikationer

Krav:

• Akademisk utbildning eller erfarenhet som bedöms likvärdig.
• Stark kommunikativ förmåga och vana av professionella dialoger.
• Hög IT-mognad, systemvana och mycket goda kunskaper i Officepaketet.
• Erfarenhet av förbättringsarbete med fokus på digitalisering.
• Mycket goda kunskaper i engelska och svenska, både i tal och skrift.
• Minst ett par års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter.

Meriterande:

• Erfarenheter av CRM, dokumenthanteringssystem och projektstödssystem.
• Sakkompetens som är relevant för rollen, antingen inom ett ämnesfokus för IVAs avdelningar eller inom ett övergripande område såsom hållbarhet, digitalisering eller internationalisering.

Personliga egenskaper

När vi anställer lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper. I rollen som akademikoordinator är du självgående, professionell, lyhörd och trivs i rollen som ”spindel i nätet”. Du är noggrann och strukturerad och tar dig an varierande och parallella arbetsuppgifter på ett nyfiket och lösningsorienterat sätt. Att arbeta med digitala verktyg är något du tycker om och är bra på, likaså trivs du med att ha många sociala kontakter och att bidra till att skapa ett gott samarbetsklimat.

Placering 

Vi tillämpar hybridarbete, där våra medarbetare har möjlighet att kombinera arbete hemifrån och på kontoret. Vårt kontor på Grev Turegatan 16 i centrala Stockholm är vår huvudarbetsplats.

Anställningsform och tillträde

Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar sex månaders provanställning. Vi önskar att du börjar så snart som möjligt efter den 1 september 2024.

Om IVA

Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA, är en mötesplats för Sveriges framtid sedan mer än 100 år. IVA samlar kompetens och erfarenhet från cirka 1 300 akademiledamöter och 250 företag. IVAs vision är teknologi i mänsklighetens tjänst, IVAs uppdrag och ambition är att bidra till samhällets utveckling med kunskap och förnuft samt sakliga och rationella resonemang. IVAs kansli består av ca 60 medarbetare och ligger på Grev Turegatan 16 i Stockholm. Vi har våra regionala verksamheter i IVA Nord, IVA Väst och IVA Syd.

Vi strävar efter att vara en attraktiv arbetsgivare. För att nå dit ger vi dig bland annat goda möjligheter till kompetensutveckling, friskvård och flexibla arbetstider. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning och de kvaliteter som diversitet och mångfald tillför verksamheten. Läs gärna mer om oss på vår hemsida och på vår karriärsida.

Kontakt 

Rekryterande chef är Fredrik Hörstedt, vice vd, fredrik.horstedt@iva.se, 070-5210037.

Vi avböjer all rekryterings- och annonseringshjälp. 

Facklig kontaktperson

Facklig kontaktperson är Emelie Nord, emelie.nord@iva.se, 072-0774343.

Ansök via Linkedin 

Välkommen med din ansökan som innehåller ett CV och personligt brev bifogat i samma dokument, senast den 16 augusti 2024 via Linkedin - här är adress till platsannonsen. Vi tar emot ansökningar löpande och tjänsten kan komma att tillsättas tidigare.